IT Services – Qual a Melhor Escolha

Artigo de opinião de autoria de José Leal e Silva, Diretor Executivo da Bee Engineering

Todos os negócios têm os seus desafios e um dos mais transversais refere-se a como lidar com toda a infraestrutura de Tecnologia de Informação (TI) subjacente e necessária para que a empresa funcione e prospere. Existe uma procura por novos produtos, novos desenvolvimentos, manutenções ou apenas correções simples que têm de ser feitos todos os dias e as soluções são tantos quantas as que podemos imaginar.

É possível contratar para osquadros a full-time / parcial ou alternativamente terceirizar esse serviço, e éexatamente quando ocorre a terceirização que surgem muitas dúvidas. Devosubcontratar em regime “Outsourcing / Time and Materials” e controlar oresultado? Devo fazer uma entrega total do projeto / serviço (Full Outsource)?Devo recorrer a “Serviço Gerido” ou “Projeto Fechado”? Devo contratar uma“Bolsa de Horas” pré-paga? Ou até mesmo uma mistura de todos estes modelos?

O maior problema consiste emcomo encontrar a melhor solução possível de acordo com as necessidades atuaisda empresa, ao melhor valor possível e com a melhor entrega possível. Apenaspara esse processo, muitas empresas precisariam contratar uma pessoaespecializada para decidir.

Em primeiro lugar, é crucialentender o que está por detrás dos diferentes tipos de serviços, não apenas onome, mas o que eles realmente significam, pois nesta área, às vezes, o mesmonome é usado com significados diferentes. Vamos tentar, em poucas frases,esclarecer isso.

Tudo se resume ao equilíbrioentre responsabilidade e risco. Portanto, se uma empresa deseja terceirizartodo o risco, ela também terceiriza toda a responsabilidade na gestão doserviço/projeto. Isso pode levar a um serviço/projeto entregue que não é opretendido e, portanto, o foco principal deve ser na fase de estruturar edescrever todos os detalhes sobre o que é necessário ser implementado. Nessecenário, a empresa também perde flexibilidade, pois uma mudança ao longo docaminho significa novas avaliações, novas propostas e mais investimentos /custos. Este é o modelo de “Projeto Fechado” / “Turn-Key”.

Na outra extremidade encontra-seo “Outsourcing” / “Time & Materials”, onde a empresa se compromete a pagarum montante (por hora / dia / mês) para o serviço de um consultor especializadocom certas habilidades / capacidades, mas todos os riscos da gestão permanecemdo lado da empresa. É o modelo mais flexível, porque a empresa pode mudar osentido do projeto / serviço a qualquer momento, mas, se não houver controle, orisco latente passa pelo consumo na totalidade de todo o orçamento sem ter sidorealizado o que era necessário.

Uma boa maneira de escolher éencontrar o equilíbrio entre as habilidades / capacidades das equipas internase as que podem ser encontradas externamente.

Se não existe na empresa nenhumconhecimento em TI, então, “Projeto Fechado”, “Full Outsource” ou “ServiçoGerido” é uma boa opção, pois permite à empresa concentrar-se no seu negócioprincipal e deixar a TI para aquele cujo negócio principal é precisamente asTecnologias de Informação. No entanto, é crucial a empresa saber exatamente oque deseja alcançar com o projeto / serviço a ser terceirizado.

Por outro lado, se tivermosuma boa equipa qualificada em TI, que já desenvolveu e mantém sistemas atuais,o “Time & Materials” / “Outsourcing” pode ser uma boa opção, porque é umamaneira simples de trazer conhecimento ou força de trabalho para a empresa poruma quantidade específica de tempo, com baixo risco.

Todas as outras situaçõesprecisam ser analisadas uma a uma. Não existe uma receita que funcione sempre,mas modelos mistos, como “Bolsa de Horas”, ou uma mistura entre “ProjetoFechado” para novos projetos e “Time & Materials” para suporte ou manutenção,podem ser uma opção.

E a sua empresa? Já parou para analisar os custos de TIversus impacto no seu negócio? Está usando a melhor solução possível? Apandemia fechou muitas portas, mas também abriu muitas janelas. Por exemplo,algumas empresas, que eram forçadas pelos contratos a viajar para um paísdiferente na Europa para prestar o serviço, são agora obrigadas precisamente aocontrário, mas assegurando que mantêm a entrega de valor esperado. A questãoprincipal é encontrar a empresa de TI certa com as pessoas certas e criar comelas a confiança necessária para fazer tudo funcionar.

De fato, os negócios de TI não são tão diferentes de todosos negócios. Tudo se resume a confiar nas pessoas com quem trabalhamos.